Montse Agudo | Xarxanet. En el dia a dia de les entitats, ens trobem amb certs tràmits habituals que s’han d’inscriure al Registre d’Associacions.
A les associacions hi ha certes situacions que es donen de manera freqüent, les quals s’han de tramitar i inscriure al Registre d’Entitats.
Entre els tràmits més habituals ens trobem el canvi de nom de l’entitat, la renovació de la junta directiva, la modificació dels estatuts, el canvi de domicili i l’obertura de comptes i disposició de fons.
Una qüestió important a tenir en compte pel que fa a les qüestions esmentades anteriorment és la necessitat d’aprovar-les per assemblea general amb les majories requerides pels estatuts de l’associació.
Canvi de nom
La denominació d’una associació sempre haurà de contenir el tipus de persona jurídica a què es refereix, per tant, haurà de figurar la paraula Associació, seguida de la resta de la denominació concreta.
També es important que el nom de l’entitat no coincideixi amb un altre ja existent, ja que en aquest cas no es podria inscriure al Registre d’Associacions. Es pot incloure un acrònim en cas que es vulgui, però sempre s’ha de fer constar el nom complert i, a continuació, l’acrònim.
Per procedir a la modificació del nom de l’entitat, s’ha d’aprovar en assemblea general amb una majoria qualificada, la mateixa que es determini per a la modificació dels estatuts.
Una vegada aprovada la nova denominació, s’ha d’estendre un certificat on consti l’acord d’assemblea amb el canvi de nom aprovat per la majoria necessària i ha d’estar signat per la persona que ocupa el càrrec de presidència i secretaria de l’entitat. A continuació, s’ha de presentar al Registre d’Associacions per a la seva inscripció.
Renovació de la Junta Directiva
La Junta directiva, com a òrgan col·legiat, sempre ha d’estar format per un mínim de tres persones amb dos càrrecs obligatoris, que són el de presidència i secretaria.
La seva composició i durada ha d’estar determinada en els estatuts de l’entitat i, una vegada fineix la vigència del mandat, s’ha de procedir a la renovació de les persones membres de junta directiva.
S’ha de tenir en compte que les persones que ocupen càrrecs a l’òrgan de govern, sempre que els estatuts no ho prohibeixin, poden ser reelegides. Tot i així, és obligatori procedir a la seva renovació al final del seu mandat.
La nova junta s’ha d’escollir en assemblea general, on totes les persones sòcies han de poder votar l'opció que considerin més adient.
Hi ha entitats que funcionen amb candidatures en bloc i d’altres amb candidatures individuals. En ambdós casos, les persones sòcies han de disposar prèviament de la informació de les candidatures que es presenten a fi de poder escollir.
Una vegada aprovada la nova junta directiva, es pot presentar al Registre d’entitats l’acta de l’assemblea o un certificat amb l’acord aprovat signat per les persones que ocupen el càrrec de president/a i secretari/a entrant i sortint. També cal adjuntar el justificant de pagament de la taxa administrativa.
Una qüestió que pot succeir és que hi hagi una baixa d’un membre de junta abans de finir el seu mandat. En aquest cas, per acord de l’òrgan de govern, es podria cobrir aquesta vacant i posteriorment ratificar aquesta decisió per assemblea general. S’ha de tenir en compte que el Registre d’entitats no inscriu els càrrecs provisionals acordats per la Junta fins que no són ratificats per l’assemblea.
Modificació d’estatuts
Una situació habitual a les entitats és que s’hagi de fer alguna modificació d’estatuts, bé sigui per canviar alguna qüestió concreta o per desenvolupar algun tema que prèviament només s’havia esmentat o no s’havia detallat prou. Alguna de les qüestions freqüents que es solen modificar són les següents:
- Ampliació o variació de les activitats que du a terme l’entitat per assolir les seves finalitats.
- Classificació de les persones sòcies i dels drets i deures que afecten cada grup.
- Règim electoral i delegació de vot.
- Forma en la qual es procedeix a la convocatòria de l’assemblea general.
- Composició de la junta directiva.
- Canvi de tancament de l’exercici comptable.
- Regulació del conflicte d’interessos.
Totes les modificacions d’estatuts s’han d’aprovar en assemblea general per la majoria determinada als mateixos, la qual sempre és qualificada, és a dir, que no n’hi ha prou amb majoria simple.
Una vegada aprovades per l’assemblea, s’ha de presentar una còpia al Registre d’entitats, juntament amb un certificat de l’aprovació signat per la persona que ocupa el càrrec de president/a i secretari/a i el justificant de pagament de la taxa corresponent.
Una qüestió a tenir en compte quan l’associació vol procedir al desenvolupament d’algun punt és valorar si cal fer-ho al text dels estatuts o és millor regular-ho en un reglament de règim intern.
Canvi de domicili
El domicili de l’entitat sol coincidir amb el lloc on l’associació té la seu social o desenvolupa la seva activitat. Tot i així, podria ser que en el moment de la constitució de l’entitat, encara no s’hagi determinat el lloc físic on aquesta s’establirà i es faci constar als estatuts un domicili de notificacions que podria ser, inclús, el domicili d’una de les persones membres de la junta directiva.
Tan aviat com hi hagi un domicili definitiu de l’entitat és convenient procedir al canvi en els estatuts i la seva inscripció al Registre d’associacions.
El canvi de domicili es pot aprovar tant per acord de junta directiva com per acord d’assemblea, en funció del que recullin els estatuts de l’associació.
Aquest tràmit no té taxa administrativa, només cal presentar el certificat de l’acord al Registre, signat per president/a i secretari/a.
Obertura de comptes i disposició de fons
Una situació en la qual es troben habitualment les entitats és que el seu funcionament intern pel que fa als comptes de l’entitat no correspon al que es descriu als estatuts de l’entitat.
Aquest fet succeeix perquè en el moment de la constitució de l’entitat, quan es redacten els estatuts, no es coneix el desenvolupament futur de l’associació. Per aquest motiu, en moltes ocasions els estatuts contemplen diverses signatures per obrir comptes i disposar de fons, fet que, en el dia a dia, no facilita l’agilitat de la gestió.
És molt important que la redacció d’aquest punt en els estatuts sigui coincident amb la realitat de l'operativa diària, ja que l’associació podria tenir problemes a l’hora de fer qualsevol gestió amb una entitat financera si no hi ha una correspondència, fins al punt, de trobar-se en una situació de bloqueig fins que no es faci una modificació d’aquest punt.
Així doncs, l’entitat ha de determinar quines persones de la junta directiva seran les encarregades de disposar dels fons de l’associació i fer-ho constar en els estatuts.
Per facilitar la gestió diària, a posteriori, també es pot fer un apoderament en favor de una persona que ocupi el càrrec de direcció, coordinació o gerència.
