Habilidades y estrategias para liderar reuniones

David Marín @anarquintel. Articles sencers a Anarquia intelectual (Primera part - Segona part). El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos todas las personas. Habilidades y estrategias para controlar el espacio y el tiempo en las reuniones con tus equipos de trabajo.

Las reuniones presenciales, tanto si trabajamos de forma ágil como si no, debemos aprovecharlas para los momentos clave del flujo de trabajo de nuestros proyectos: momentos creativos o de reflexión, la planificación del arranque con la definición de los objetivos y sus correspondientes tareas o la revisión de todo el proceso realizado por los equipos de trabajo hasta ese momento.

Con el objetivo de darles el máximo valor a estos encuentros y sacarles todo el jugo posible, debemos desplegar habilidades dentro de tres variables fundamentales que desarrolla David Marín a lo largo de la entrada: el tiempo, el espacio y los artefactos. 

Tiempo

Apertura y cierre

El objetivo de la apertura es establecer un marco de referencia, contextualizar y desplegar los temas que se van a tratar. Por su parte, el cierre trata sobre elecciones y decisiones que nos permiten llevar los temas a una conclusión compartida por todos. 

Cerrar todo lo que abres y no abrir aquello que no vas a poder cerrar.

Ser tajanate con los tiempos.

Prender la mecha

La forma y la dirección en la que se prende este pequeño fuego es clave. 

Preguntar.

• Apertura: "¿Cómo definirías el problema al que nos enfrentamos?" "¿Qué cosas queremos explorar?" "¿Cuáles son las áreas más problemáticas?"
• Navegación, definir el rumbo: "¿Estamos siguiendo el rumbo?" "¿Hemos entendido correctamente el objetivo principal?" "¿Esto nos está ayudando a llegar donde queremos llegar?" "¿Esta discusión esta siendo útil?" "¿Es momento de tener este debate o podemos dejarlo para más tarde?" "¿Debemos redefinir los objetivos en base a lo que hemos avanzado?"
• Análisis, focalizar: "¿De qué está hecho?" "¿Cómo funciona?" "¿Cuáles son sus partes?" "¿Puedes ponerme un ejemplo?" "¿A qué se parece?" "¿Puedes describirlo?"
• Experimentación, despertar la imaginación: "¿Qué más cosas funcionan así?" "¿Si esto fuese un animal que tipo de animal sería y por qué?" "¿Qué nos estamos perdiendo?" "¿Y si quitamos todas las barreras e impedimentos?" "¿Cómo gestionaríamos esto si estuviésemos llevando un restaurante?" "¿Y si fuésemos un hospital?" "¿Y si estamos equivocados?"
• Cierre, toma de decisiones y puesta en acción; "¿Cómo podemos priorizar estas opciones?" "¿Qué es factible?" "¿Qué podemos hacer en las próximas dos semanas?" "¿Quién se encarga de hacer cada cosa?"

Juega con los tipos de preguntas para aterrizar al equipo o despertar su imaginación cuando se centran demasiado en los detalles. 

Seleccionar y priorizar

Algunas estrategias como votar (con votos limitados) u ordenar siguiendo diferentes criterios, pueden ayudar a un equipo a seleccionar y priorizar las líneas de ataque en la fase de cierre de la reunión.

Artefactos

Creación de artefactos, generación de nodos, el Sketching, patrones, aleatorización, dibujo, lenguaje visual.

Creación de artefactos: un artefacto es cualquier objeto tangible que contiene información. Los artefactos son imprescindibles a la hora de gestionar la información y las ideas que se van produciendo durante la reunión ya que explicitan la información haciéndola tangible y duradera. En una reunión, un artefacto puede ser cualquier trozo de papel, post-it, tarjeta... también artefactos digitales.

Cuanta más información útil puedas almacenar en artefactos, más liberada estará la memoria de trabajo de tu equipo para seguir avanzando, aportando ideas, estableciendo relaciones...

¿Por qué no utilizar artefactos simbólicos para arrancar reuniones o lanzar preguntas de experimentación? Por ejemplo, una imagen, un vídeo, el dado de un juego de mesa para representar el azar o dos torres y un rey para mostrar una situación de jaque mate figurado.  

Generación de nodos: Los artefactos que se van generando durante todo el proceso son pequeños puntos (nodos) que forman parte de algo mucho más grande (los problemas encontrados, la tormenta de ideas que estáis haciendo...). 

Se pueden enlazar nodos formando una cadena que represente un diagrama de flujo o creando un mapa mental si nos fijamos en el concepto que representa cada artefacto. También, se pueden emplear fronteras y ejes. Las fronteras son líneas que delimitan el espacio categorizándolo. Se pueden utilizar para situar nodos en "Pros" y "Contras" o en "Urgente" y "En Proceso"... 

Por su parte, lo ejes son líneas o flechas que marcan una dirección de lectura del diagrama generado con los nodos. De izquierda a derecha para plasmar una secuencia, de arriba a abajo para remarcar importancia...

Sketching: Un Sketch es una actividad preliminar que puede derivar o no en una versión posterior definitiva. Un Sketch es breve, informal y rápido. Un Sketch ayuda a explorar ideas y modelos rápidamente haciéndolos más tangibles y concretos. 

Patrones y aleatorización: El cerebro humano es una máquina de detectar patrones. Encontramos patrones allá donde miramos. Somos tan buenos detectando patrones que, una vez que encontramos uno, es difícil ver algo nuevo. 

Una buena forma de romper con la detección de patrones de las mentes de tu equipo y generar aire fresco en las áreas que son habituales para todos es la aleatorización. La aleatorización es clave para potenciar la creatividad. 

Analogías: Las analogías ayudan a romper los patrones de pensamiento habituales de tu equipo. Las mejores analogías son aquellas que se pueden emplear de forma continuada y estructurada durante toda la sesión. Por ejemplo, la analogía de un avión puede ayudar a preguntarnos: ¿De dónde venimos? ¿A dónde vamos? ¿Qué nos dirige? ¿Qué nos da energía? ¿Qué valor tiene la mercancía que llevamos y a quién se la entregamos?

Espacio

En nuestras reuniones, el espacio donde colocar nuestros artefactos o nodos para establecer relaciones significativas entre ellos puede ser: una pizarra en blanco, un papel o una mesa. La clave está en cómo distribuimos ese espacio en función de nuestros objetivos. 

• Cuadrículas
• Círculos y dianas
• Paisajes y mapas

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Estrategias

1 El marco de las 7P

Aunque ningún plan puede garantizar un gran resultado, una reunión presencial (tal y como la hemos definido) merece un plan. El objetivo de esta estrategia es esbozar el plan fundamental de una futura reunión. Las 7P se refieren a:

1. Propósito: debes definir claramente cuál es el propósito y los objetivos principales de la reunión. Si son muy difíciles de definir, quizás no sea tan necesario este encuentro.
2. Producto: ¿Tus reuniones se basan el 99% de las veces en charlas que no llevan a ninguna parte? Piensa con qué artefacto concreto vais a salir al terminar la reunión. Definir un producto esperado que conecta claramente con el propósito y los objetivos de la reunión es un éxito casi asegurado. Es apasionante ver como se reducen los tiempos.
3. Personas: ¿Necesita estar todo el equipo en esta reunión? ¿Quién necesita estar realmente en la reunión y para qué? Piensa en qué preguntas se van a necesitar responder durante la reunión y quiénes son las personas más competentes para dar las respuestas.
4. Programación: anticipa a los participantes la agenda de la reunión (fecha, hora, objetivos, producto, asistentes...). Una buena herramienta para ello es Google Calendar.
5. Peligros: anticípate a los posibles riesgos y peligros que pueden hacer descarrilar la reunión. ¿Son necesarios los ordenadores o van a despistar a los asistentes? ¿Necesitas hablar personalmente con alguien antes del encuentro?
6. Preparativos: para agilizar los tiempos de la reunión, suele ser útil adjuntar en la agenda compartida documentos o vídeos que se necesiten ver antes del encuentro.
7. Pragmatismo: sé práctico e improvisa sobre el plan cuando sea necesario. Ninguna estrategia conoce mejor a tu equipo como tú mismo.

2 Mapa de afinidad

Una vez que hemos realizado un brainstorming para sacar el máximo de ideas posible, esta estrategia nos puede ayudar a realizar conexiones y encontrar significados entre todas ellas. El objetivo de esta estrategia es encontrar patrones y relaciones entre las ideas propuestas por el grupo para clasificarlas y agruparlas en categorías. El proceso del mapa de afinidad se desarrolla de la siguiente forma:

1. Se plantea una pregunta abierta con la que el grupo pueda aportar una buena cantidad de ideas. ¿Qué necesitamos para mejorar la evaluación en el colegio? ¿Cómo mejoramos la planta de recepción del centro?
2. Se dejan, al menos,10 minutos en los que cada miembro del grupo anota, en silencio, sus ideas en tarjetas o post-it (uno por idea). 
3. Se recogen de forma desordenada las propuestas en un tablero visible para todos.
4. Siguiendo las indicaciones de los participantes, se clasifican o agrupan las ideas en columnas según las relaciones que manifiesten. Por ahora, no establezcas categorías de forma explícita. 
5. Es importante no descartar ideas repetidas. Se clasifican todas. Es una buena forma de ver que ideas son las que se proponen de forma más frecuente en el grupo. 
6. Ahora, el equipo sugiere categorías explícitas para nombrar a cada una de las agrupaciones o columnas de ideas. La mejora de la evaluación podría clasificarse en: elementos a evaluar (competencias, objetivos...), herramientas, estrategias, comunicación a la comunidad...

3 Bodystorming

El objetivo de esta estrategia es que las personas se den cuenta de las cosas probando a hacerlas. Es una estrategia ideal para romper los patrones de pensamiento habituales en un grupo y, sobre todo, acercar al equipo al terreno real donde se va a llevar a cabo lo que están desarrollando. ¿Has probado a vivir una jornada escolar o un proyecto como si fueses un alumno? Esta estrategia se desarrolla en tres niveles: 

1. Observar: si estás pensando formas de mejorar la recepción de tu centro, ve allí a observar como se desarrolla un día normal. Si quieres mejorar la evaluación en tu colegio, observa como la viven tus alumnos actualmente.
2. Probar: en el proceso de mejora de la evaluación, es posible que hayamos propuesto introducir un portfolio de proceso, un diario de aprendizaje semanal, autoevaluaciones y metacogniciones periódicas... Ponte en el papel de un profesor o de un alumno para vivir la sostenibilidad de estas acciones en una jornada o semana de trabajo normal.
3. Reflexionar: en equipo, reflexionad sobre qué ha pasado al vivir la experiencia y por qué. Esto ayudará a ajustar las acciones y las propuestas de desarrollo a la realidad del terreno donde se llevan a cabo.

4 Votación

Si la sesión de brainstorming ha salido bien, saldrán demasiadas buenas ideas, demasiados conceptos y demasiadas posibilidades con las que avanzar. El objetivo de esta estrategia es simplificar el proceso de priorización y convergencia hacia una solución consensuada. Las fases de esta estrategia son: 

1. Una vez que tengamos una lista de ideas organizadas en categorías (empleando alguna de las estrategias anteriores), pide a los miembros del grupo que voten colocando un punto al lado de la idea que consideren más apropiada. Este punto puede hacerse con rotulador o con pegatinas. Eso sí, todos tienen exclusivamente 5 votos para gastar (en la misma o varias ideas).
2. Tras la votación, ordena las ideas según su número de votos. 
3. Las primeras ideas de la lista se discuten y se toman decisiones.

5  Mapa empático

Los profesores dedicamos muchas horas al día a diseñar experiencias de aprendizaje para nuestros alumnos. Pero, ¿realmente les conocemos? El objetivo de esta estrategia es desarrollar rápidamente un perfil genérico de usuario para centrar la experiencia que estamos creando en lo más importante: las personas que van a vivirla. Sus fases son:

1. Dibuja una cara grande en el centro de la pizarra compartida con el equipo. No te olvides de ponerle un nombre inventado por el grupo. 
2. Alrededor de la cara, crea cinco grandes áreas: qué piensa, qué ve, qué escucha, qué siente y qué hace. 
3. Pregunta a cada miembro del equipo por descripciones, desde su punto de vista, para cada una de las áreas.  

6 Storyboard

El objetivo de esta estrategia es permitir a una persona describir sus ideas usando palabras y dibujos. Puede emplearse para mostrar la visión de un equipo sobre un tema concreto, describir la experiencia vivida en un proyecto, mostrar formas de resolver un problema... Sus fases son:

1. Antes de la reunión, define el tema sobre el cual el equipo va a trabajar. Una vez en la reunión, divídelos en grupos y dales lápices, rotuladores, papeles, rotafolios...
2. Plantea al equipo que el objetivo de la sesión es narrar al resto de grupos una historia de forma visual.
3. Marca 25 minutos a cada grupo para que definan el objetivo final de la narración, qué pasos van a seguir para llegar allí y dibujar todas las escenas del proceso. Es importante que el proceso se dibuje en escenas como en un storyboard.
4. Una vez que el tiempo se termine, permite que cada grupo presente su historia en 3 minutos al resto de grupos.
5. Cuando todos hayan presentado, pregúntales y observa: qué les ha resultado inspirador, qué temas han sido los más recurrentes...

7 Who + Do

El objetivo de esta estrategia es definir objetivos, planificar y priorizar acciones rápidamente. Su estructura es:

1. Define cuál es el objetivo general y escríbelo en grande. Por ejemplo: mejorar el autoconocimiento y la capacidad de autorreflexión de nuestros alumnos.
2. Debajo del gran objetivo, dibuja una tabla con dos columnas (Who y Do).
3. En la columna Do (Hacer), define qué acciones concretas hay que hacer para conseguir el gran objetivo. Quizás haya que definir estructuras de portfolio, buscar momentos durante la semana para llevarlo a cabo, elaborar y poner en práctica estrategias de metacognición... 
4. En la columna Who (Quién), escribe qué equipo o persona se encarga de llevar a cabo cada una de las acciones propuestas en la columna Do.

Descarga aquí los imprimibles de la baraja de cartas de estrategias para reuniones. Gracias David.