Javier Carril | ExCoach. En las organizaciones suele ser habitual que los empleados se quejen amargamente de la ineficiencia de las reuniones. Se suelen ver como una total pérdida de tiempo, y en el mejor de los casos como aburridas y poco productivas. También he oído decir a empleados y directivos que las reuniones les impiden realizar su trabajo, como si una reunión no fuera parte de su trabajo.
Sin embargo, las reuniones, lejos de ser una práctica obsoleta, son absolutamente esenciales para el éxito de un equipo y de una compañía. Es una herramienta para cohesionar equipo, para comunicarse, para prevenir y resolver conflictos, para tomar decisiones y para avanzar hacia los objetivos empresariales. Pero para ello, deben cumplir unas normas estrictas, y de ahí el concepto negativo generalizado que existe en el mundo empresarial sobre la reunión. Porque no se cumplen dichas normas. En realidad, las normas las conocemos todos en la teoría, pero de ahí a que se pongan en práctica, hay un abismo.
Personas que se pasan la reunión con el portátil encendido e incluso escribiendo, mientras sus compañeros exponen o comentan algún tema en la reunión, empleados que llegan impuntuales y retrasan la productividad de todos sus compañeros, una comunicación deficiente basada en las constantes interrupciones y la falta total de escucha, o empantanarse con un tema no previsto olvidándose de los objetivos para los que se había organizado la reunión. Para lograr que los profesionales de una empresa estén deseando asistir a las reuniones, porque las consideran efectivas para trabajar en equipo y tomar decisiones, expongo a continuación un decálogo de medidas imprescindibles:
- Lograr los objetivos previstos en el tiempo asignado. Es todo un reto pero eso obligará a los miembros del equipo a estar con plena atención para cortar cualquier desviación, y a generar una presión positiva que beneficiará a todos.
- El responsable de la reunión debe elaborar la agenda, con los objetivos de la reunión y tiempos asignados. Por supuesto, después debe enviar la agenda a todos los participantes al menos 24 horas antes, con la documentación necesaria si es que la hubiera.
- Dedicar tiempo a la preparación de la reunión. En general, vamos corriendo a todas partes, movidos por las urgencias, y no dedicamos tiempo a preparar las reuniones, algo esencial para que luego sean productivas.
- Puntualidad en el inicio y fin de la reunión. Esta es otra norma fundamental de respeto, porque todos los participantes tienen cosas que hacer antes y después de la reunión. Si la reunión se retrasa, llegarán tarde a la reunión siguiente que tengan, o tendrán menos tiempo a las tareas que habían planificado realizar después de la reunión.
- No llevar teléfonos móviles y ordenadores a la reunión. Estar mirando el móvil o el portátil en una reunión es una falta de respeto y genera incomodidad en los demás, lo que a su vez deteriora las relaciones de los miembros del equipo. Además, la persona distraída con el ordenador o el móvil no aporta nada a la reunión ni tampoco se entera de todo lo que se trata en ella.
- No tratar temas no previstos en el orden del día. Todos los miembros del equipo deben ser muy disciplinados para evitar estas desviaciones tan habituales.
- Buscar activamente el consenso de todos en las decisiones y acciones. He comprobado directamente cómo el responsable del equipo suele imponer, de forma clara o sutil, sus decisiones al resto del equipo. Es un grave error porque nunca va a obtener un auténtico compromiso por parte de su equipo, y las decisiones tomadas no se ejecutarán con la verdadera potencia y solidez que deberían.
- Tomar decisiones o acciones con fecha y responsable. De lo contrario, cuando se realice el seguimiento, nadie se hará responsable y las acciones no se ejecutarán.
- Todos los miembros del equipo deben aportar y escuchar de forma equilibrada (incluido el jefe del equipo). Es importante que cada miembro del equipo se sienta importante dentro del equipo, y eso sólo se puede lograr con una aportación proporcional de todos ellos a las decisiones y funcionamiento del equipo. El jefe del equipo debe contenerse y escuchar más que hablar. Debe fomentar que todos los participantes aporten y escuchen.
- Redactar un acta y enviarla a todos los asistentes. Es crucial realizar un breve resumen escrito de las acciones, decisiones, fechas y responsables (algo muy sencillo, no un acta tipo Junta de Vecinos), porque de lo contrario no se podrá realizar un adecuado seguimiento de las decisiones y planes de acción que salgan de la reunión.
Está claro que en teoría son sencillas y fáciles de implementar, pero la realidad es que en la práctica son 10 normas tremendamente desafiantes para un equipo. Sin embargo, la reunión es una herramienta imprescindible para lograr un equipo de alto rendimiento. Y cumplir las 10 normas puede transformar totalmente un equipo mediocre e ineficiente en un equipo de alto rendimiento en cuestión de 6 meses.
