Este autor investigó procesos de cambio en multitud de organizaciones de todos los tamaños, e identificó las fases, los retos, los errores más comunes y los principales factores de éxito de los procesos de cambio organizacional.
Fuente: Raúl González García en Zyncro
Kotter presentó un modelo de cambio muy práctico, que consiste en ocho pasos que toda organización debe recorrer para poder gestionar cualquier cambio de manera eficaz.
1. Crear sentido de urgencia.
Consiste en hacerle ver a las personas involucradas en el cambio que éste es necesario, importante y positivo. ¿Qué ocurriría con nuestra organización en un futuro próximo, si no implementamos una Red Social Corporativa ahora, en una época en la que hay una progresiva y rápida digitalización de todos los sectores? No se trata de dar una mera explicación racional, porque las personas no cambian con argumentos racionales, sino de hacerle ver y sentir a la gente la necesidad del cambio. Para ser efectivo, el mensaje debe incluir un 20% de sentido negativo (las consecuencias negativas de no cambiar, como perder competitividad como organización, o quedarse obsoletos como profesionales) y un 80% de sentido positivo (las consecuencias importantes y positivas del cambio, tales como una comunicación más eficaz, o el desarrollo que supone para las personas implicadas el adquirir competencias digitales, etc.).
2.Formar un equipo poderoso que lidere el cambio.
Hay que identificar a los líderes del cambio dentro de la organización, aquellas personas que comprenden la importancia del cambio y están comprometidas con el proceso, que tienen talento para trabajar en equipo de forma eficaz, monitorear la iniciativa, definir estrategias para lograr los objetivos del cambio, comunicar esas estrategias, etc.
3. Crear una visión para el cambio.
No basta con explicar los objetivos del cambio de manera verbal o textual; las personas involucradas necesitan una visión clara de cómo será la organización en el futuro una vez realizado el cambio, para que la visión lleve a toda la organización a remar en la misma dirección. Por desgracia, muchas personas que intentan liderar un cambio subestiman la importancia de generar esa visión compartida. Para ser efectiva, la visión que se pretende alcanzar con el cambio debe ser clara, factible, concreta, útil desde el punto de vista de la acción y la toma de decisiones, y sobre todo fácil de comunicar.
4. Comunicar la visión.
La comunicación es una de las cuestiones críticas para el éxito de un proceso de cambio. Toda ausencia de comunicación será llenada con rumores de pasillo, de modo que es importante definir una estrategia de comunicación que tenga en cuenta las características de diferentes audiencias, y los diferentes mensajes para las mismas, así como un plan calendarizado de quién comunicará qué, cuándo y de qué forma. La comunicación incluye escuchar y conversar de manera multidireccional, no sólo la comunicación jerárquica de arriba-abajo. Y sobre todo no hay que olvidar que los líderes comunican la visión principalmente con el ejemplo.
5. Formar a las personas involucradas en el cambio para que puedan realizarlo.
Otro de los grandes errores de los procesos de cambio es no dar herramientas a las personas que, en última instancia, van a convertir la visión en realidad. Es importantísimo identificar qué conocimientos técnicos, habilidades y actitudes necesitan desarrollar las personas involucradas en el cambio y elaborar un plan de formación. ¿Qué nuevas habilidades vamos a necesitar y cómo las vamos a desarrollar?
6. Conseguir logros a corto plazo.
Para que un proceso de cambio tenga éxito hay que combinar una perspectiva a corto plazo con el largo plazo. Hay que diseñar diferentes logros a corto plazo, que mantengan la motivación de las personas involucradas en el cambio, y que a la vez permitan monitorear la evolución del proceso y realizar los ajustes pertinentes de manera flexible.
7. Persistir y no abandonar.
No todos los cambios tienen éxito de manera instantánea y para evitar una pérdida progresiva de interés por parte de los involucrados, hay que evitar los planes rígidos o menospreciar las señales de que el cambio no se está produciendo conforme lo esperado. En vez de eso, hay que revisar los logros a corto plazo, realizar los cambios necesarios y mantener en la mente de todos la visión y los motivos del cambio.
8. Anclar el cambio en la cultura de la organización.
Los valores y la cultura de una organización se manifiestan en las prácticas diarias, por ello la organización tiene que ser congruente con los objetivos del cambio (por ejemplo, usar indicadores de desempeño relacionados con las variables del cambio, o premiar las nuevas conductas asociadas al cambio). Sólo de esta forma se fomentarán y quedarán arraigados los comportamientos, valores y mentalidad deseados con el proceso de cambio.
Los procesos de cambio organizacional, tan habituales en las organizaciones actuales para adaptarse a su entorno o aprovechar nuevas oportunidades, pueden generar resistencias y desperdiciar una gran parte de su potencial si no son gestionados teniendo en cuenta las emociones y la comunicación de las personas involucradas.
