Un bon pla de comunicació ens ajudarà a estendre les nostres activitats a les possibles destinatàries i és una bona eina per vendre la imatge del nostre projecte (activitat/entitat). Per això és important tenir clar quins són els passos que s'han de seguir i de quins mitjans haurem de disposar per garantir l'èxit del nostre pla.
Font: xarxanet
Per dissenyar el nostre pla de comunicació hem de tenir clares quines són les diferents fases i els diferents elements que intervenen en qualsevol procés de comunicació i que responen a les següents qüestions:
- Què és el que s’ha de dir?
- Qui ho ha de dir?
- A qui se li ha de dir?
- A través de quins mitjans i amb quina freqüència?
- Quina resposta volem provocar?
Aquestes preguntes ens porten a dissenyar quin és el esquema que hem de seguir quan dissenyem el pla estratègic de comunicació del nostre projecte (activitat/entitat).
- Determinar els objectius o allò que volem aconseguir
- Decidir a qui volem dirigir la nostra comunicació
- Pensar quina és la idea que volem transmetre
- Fixar el pressupost amb el qual comptem
- Seleccionar els mitjans adequats i la freqüència amb què els utilitzarem
- Executar el pla i avaluar-ne l’impacte
1. Determinar els objectius o allò que volem aconseguir
Hem de tenir ben clar què és el que volem aconseguir amb les accions de comunicació que volem portar a terme. Com més clarament ho definim, millor podrem avaluar després l’èxit de la campanya.
Els objectius que definim haurien de tenir les següents característiques:
- han d'estar quantificats per poder efectuar controls i saber en quina mesura s’assoleixen.
- Han de ser realistes i assolibles.
2. Decidir a qui volem dirigir la nostra comunicació
El pas següent és determinar a qui dirigirem aquesta comunicació (target), definir les possibles destinatàries de la nostra comunicació i que poden ser les beneficiàries de la nostra activitat, les voluntàries que col·laboren amb nosaltres, les nostres sòcies o col·laboradores, la societat, etc.
Segons el públic destí a qui vulguem dirigir la nostra comunicació haurem de dissenyar l’estratègia més adequada. El públic al qual ens adrecem ens condiciona tant els canals a utilitzar com el missatge que transmetrem. Hem de conèixer la cultura comunicativa de les destinatàries i uilitzar un llenguatge significatiu.
3. Pensar quina és la idea que volem transmetre
El tercer pas serà decidir quina és la idea que volem transmetre, què és allò que volem que arribi a les destinatàries del procés de comunicació.
La idea ens condicionarà igual que el missatge que volem transmetre i el públic al qual ens adrecem.
4. Fixar el pressupost amb el qual comptem
Hem de tenir clar de quants diners disposem per a cadascuna de les accions de comunicació que vulguem emprendre i també de quants recursos humans necessitarem per dur-lo a terme.
Al contrari del que pugui semblar, no cal disposar d’un pressupost elevat per llençar una bona campanya de comunicació: idees innovadores o originals ens poden ajudar a rebaixar el cost total.
5. Seleccionar els mitjans adequats i la freqüència amb què els utilitzarem
Fem referència als canals a través dels quals farem la nostra comunicació: n’hi ha molts i de variats. Per tant, serà imprescindible conèixer els hàbits del públic objectiu al qual ens estem dirigint, els llocs que freqüenta, les ràdios que escolta, quines revistes llegeix, etc., com es comunica.
Els canals de comunicació que s’acostumen a contemplar dins del pla de mitjans són:
Canals personalitzats:
Són aquells que estan destinats a una persona en concret. Implica conèixer aquesta persona. El termini de resposta acostuma a ser curt:
- Enviaments publiciataris.
- Encartat de material (fora o dins d’Internet).
- Marxandatge telefònic.
- Relacions públiques.
- Xarxes socials.
Canals massius:
Són els que s’utilitzen quan no es coneix personalment els destinataris o es vol arribar a un públic ampli en molt poc temps. Normalment el termini de resposta acostuma ser més llarg.
- Fires i actes publicitaris.
- Revistes i butlletins.
- Presentacions i conferències.
- Grans mitjans de comunicació, com la TV, radio o premsa.
6. Executar el pla i avaluar-ne l’impacte
És molt important que un cop acabada la campanya comprovem si hem complert o no els objectius que ens havíem proposat i avaluar els motius de les desviacions que s'hagin pogut produir.
