Teambox, una eina online que ens permetrà gestionar els nostres projectes entre els nostres col·laboradors. Aprofitem les possibilitats de la web 2.0 per treballar de manera col·laborativa!
Sovint, quan treballem en equip, podem trobar certes dificultats: treballar conjuntament amb un grup de col·laboradors comporta compartir tasques i responsabilitats, que si no estan ben comunicades s'acaben per deixar per al darrer dia.
Un gestor de projectes és un programa que ens pot ajudar a planificar i dur a terme un projecte, definint tasques, assumint responsabilitats i compartint la feina que cadascú fa. Aquesta família de programes recolzen i donen suport a maneres de treballar col·laboratives, si ja estem acostumats a treballar en equip no ens serà difícil incorporar-ho en la gestió dels nostres projectes.
Una eina online
Aquest programa no necessita ser instal·lat per fer-lo servir. De fet és una pàgina web que ens aporta totes les funcionalitats necessàries per gestionar els projectes: tasques compartides, pàgines web, arxius i documents... Només cal crear una compte gratuïta i et permetrà començar a treballar amb l'eina. Les comptes gratuïtes, però, tenen una limitació: permet treballar amb un màxim de tres projectes i permet enmmagatzemar arxius d'una mida màxima de 1 Gb, i no incorporen funcions avançades com la cerca dins del projecte. Si necessitem més capacitat, o gestionar més projectes, Teambox ofereix la possibilitat de donar d'alta diferents tipus de comptes, ajustant-se a les nostres necessitats.
El fet de treballar amb una eina online ofereix vàries avantatges, així com també alguna desavantatge. Per fer-la servir, només necessitem un navegador d'Internet, i adreçar-nos a la pàgina web del projecte: no es necessari realitzar cap instal·lació ni configuració especial en en nostre equip informàtic. D'aquesta manera, ens assegurem que podem gestionar els nostres projectes des de qualsevol lloc, sempre que tinguem una connexió a Internet. Si el nostre lloc de treball no en disposa, o aquesta és bastant lenta, no podrem treballar amb aquesta aplicació.
Així doncs, per començar a fer servir aquesta eina, només cal que creem un compte gratuït. Haurem de proporcionar algunes dades nostres a través del formulari d'inscripció, tals com el nostre nom o el correu electrònic, però altres, com el telèfon, no son necessàries.
Fixa't que podem indicar també la nostra hora, o l'idioma que volem fer servir: Teambox ha traduït tota l'aplicació al català!
Qui participa en el nostre projecte?
Un cop donat d'alta i verificat el nostre usuari (haurem rebut un correu electrònic de confirmació, on haurem de seguir un enllaç) ja podem començar a treballar en els nostres projectes.
El primer pas que cal fer és crear un projecte. Haurem d'indicar el nom del projecte en qüestió, una breu descripció d'aquest, i dues altres opcions interessants:
- si volem que en aquest projecte puguem gestionar i avaluar el temps dedicat en realitzar les tasques
- si volem que aquest projecte sigui públic (qualsevol persona podrà conèixer detalls del projecte).
Fixeu-vos que també definim quines persones volem que desenvolupin aquest projecte, si aquestes no tenen un compte a Teambox, se'ls enviarà un correu electrònic convidant-los a treballar amb nosaltres.
Si voleu començar a experimentar, és bona idea que feu servir el projecte tutorial que ens ofereix el Teambox!
Les primeres passes: les tasques
Ara ja hem creat el nostre primer projecte. Quan entrem, veurem una pantalla on estarem veient les novetats en aquest, les tasques que nosaltres o els nostres col·laboradors hem anat fent.
Fixeu-vos que tenim un menú principal en la part superior de la pàgina. En aquest podem accedir a les diverses seccions principals de l'aplicació:
- Converses
- Tasques
- Pàgines
- Arxius
En aquest mateix menú, a la part dreta, trobarem la manera de canviar les dades del nostre projecte i la manera de afegir més persones en qualsevol moment.
Començarem treballant a partir de les tasques. Podem crear llistes de tasques, posant-hi un títol, i una data d'inici i de finalització d'aquestes tasques. Dintre d'aquesta llista, crearem tasques concretes,que podrem assignar a persones del nostre equip. A mesura que es vagin realitzant aquestes tasques, podem indicar el seu estat, veient com anem avançant cap el nostre objectiu.
La manera de crear una tasca és força senzilla. Primer cal crear la llista de tasques, on posarem una data d'inici i una data de fi. Un cop creada la llista, només cal clicar en l'enllaç + Nova tasca que apareix en cada una de les llistes.
Fixeu-vos que podeu assignar un responsable de tasca i indicar-li una data. Les llistes que s'hagin quedat buides (ja que les tasques s'han realitzat, o han caducat) es poden arxivar, de manera que desapareixen del nostre espai de treball.
Ens comuniquem entre nosaltres: Pàgines, converses i notificacions per correu electrònic
Més enllà de planificar el nostre treball, aquesta eina online ens permet crear espais de discussió i creació de contingut col·laboratiu. Per això podem crear pàgines on cada un dels usuaris pot afegir text, modificar el text dels companys i afegir arxius adjunts.
Si el que volem és crear un espai de debat, podem fer servir les converses. Amb aquesta eina podem crear diàlegs, on podem anar deixant comentaris, respondre'ls o debatre'ls, i tot l'equip podrà llegir, aprendre i aportar a una discussió.
En l'apartat de configuració, podem definir si volem rebre avisos per correu electrònic de cada pas que facin els nostres companys: cal anar al enllaç d'Opcions que trobaràs en tot moment a dalt a la dreta, sobre el menú.
Ajuda a la planificació: Calendaris i diagrames de Gantt
Però com ja hem comentat abans, aquesta eina és un gestor de projectes, així que bona part de les seves funcions es centren ajudar-nos en aquests. Torneu a l'apartat de les tasques i fixeu-vos en el menú lateral dret. Ens ofereix diverses vistes sobre les nostres tasques, així com la possibilitat d'imprimir aquesta pàgina.
Al clicar sobre la vista de Gantt del projecte i calendari veurem una representació gràfica del estat del projecte
Els diagrames de Gantt son una representació gràfica de la planificació d'un projecte, desglossat en tasques determinant quin és el temps de realització d'aquestes. Ens serveix per veure quin és l'estat actual del nostre projecte, i saber si estem assolint els nostres objectius.
També podem treballar amb calendaris, veient en cada moment quines tasques tenim assignades i quines tasques estan realitzant els nostres companys d'equip.
I encara més!
Però el que ens serà realment còmode és integrar aquestes funcions en les nostres eines més habituals. Podem sincronitzar el calendari del Teambox amb l'agenda del nostre ordinador o telèfon mòbil, seguir els moviments del nostre projecte fent servir el nostre lector d'RSS preferit o crear un aplicatiu en el nostre odinador.
