Las reuniones, cómo acabar de una vez por todas con las reuniones peñazo

Con el título de “Las reuniones, cómo acabar de una vez por todas con las reuniones peñazo”, las asociaciones CRAC y ACUDEX editaron en 2010 un cuaderno práctico siendo sus autores Fernando de la Riva y Pablo Solo de Zaldivar. En el cuaderno encontramos un buen compendio sobre las reuniones y sus pormenores. De él hemos extraído el capítulo titulado “Recetario básico, a modo de resumen general”. 



1. ANTES DE LA REUNIÓN.
• Comprueba que los objetivos de la reunión están claros y justifican su necesidad.
• Concreta los temas a tratar o puntos del orden del día. Ordénalos según su importancia. Prevé el tiempo que se necesitará, si es excesivo recorta los objetivos y los temas.
• Identifica a las personas que, de acuerdo con el carácter de la reunión, deben participar en ella.
• Elige el lugar, fecha y hora más adecuados para el desarrollo de la reunión, de acuerdo con las circunstancias de las personas participantes, la urgencia e importancia del tema, etc.
• Difunde entre las personas adecuadas la convocatoria de la reunión y la información necesaria para que la puedan preparar adecuadamente.
• Comprueba que todas las personas cuya participación está prevista conocen la convocatoria, los objetivos de la reunión, la información previa, etc.
• Prepara la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción y preguntas de cada punto a tratar, la información complementaria que pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, etc.

2. DURANTE LA REUNIÓN.
• Comienza a la hora anunciada (como mucho, guarda algunos minutos de cortesía si es que faltaran muchas de las personas convocadas).
• Invita a que se apaguen o silencien los teléfonos móviles, atendiéndose fuera de la sala de reuniones si no hubiera otro remedio.
• Si fuera preciso, preséntate e invita a que se presenten brevemente las personas participantes. Si ya se conocieran de ocasiones anteriores, no dejéis de recordar los nombres y las razones por las que participan en la reunión.
• Presenta el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del día previamente difundido. Recuerda los objetivos de la reunión.
• Introduce, directamente o por medio de una persona experta, etc., uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo. Hazlo con brevedad y claridad. Utiliza, si es que ello facilita la comprensión, cuadros, gráficos, transparencias, proyecciones de vídeo o Power Point, etc.
• Cuida de que se produzca un diálogo ordenado, que las intervenciones sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe la atención del tema tratado, etc.
• Si el tema fuera complejo y el número de participantes elevado, no dudes en recurrir al trabajo de los subgrupos, a la discusión en pequeños equipos, que ayudará a enriquecer el diálogo y facilitará la participación e implicación de todas las personas.
• Toma nota, en tus propios apuntes o en un rotafolio o papelógrafo fijado a la pared, de las opiniones que se vayan exponiendo.
• Antes de cerrar un tema y pasar al siguiente, recuerda las conclusiones alcanzadas.
• Si la reunión es muy larga, haz un descanso o pausa cada dos horas.
• Controla el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, señálalo. Distribuye el tiempo disponible entre los temas a tratar, de acuerdo con su número e importancia.
• Antes de concluir la reunión, sintetiza las conclusiones alcanzadas, recuerda los compromisos y acuerdos adoptados, las personas responsables y los plazos acordados, etc.
• Recoge opiniones y sugerencias para mejorar las reuniones futuras.
• Agradece la participación y aportaciones de todas las personas participantes.
• Concluye la reunión a la hora prevista.

3. DESPUÉS DE LA REUNIÓN.
• Elabora una “memoria” con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
• Distribuye la memoria entre las personas que participaron en la reunión. Les ayudará a recordar las conclusiones y servirá para preparar la próxima reunión.
• Evalúa la reunión, comprueba si se han alcanzado los objetivos previstos, valora las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y satisfacción de tus reuniones.

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