Con el título de “Las reuniones, cómo acabar de una vez por todas con las reuniones peñazo”, las asociaciones CRAC y ACUDEX editaron en 2010 un cuaderno práctico siendo sus autores Fernando de la Riva y Pablo Solo de Zaldivar. En el cuaderno encontramos un buen compendio sobre las reuniones y sus pormenores. De él hemos extraído el capítulo titulado “Recetario básico, a modo de resumen general”.
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1. ANTES DE LA REUNIÓN.
• Comprueba que los objetivos de la reunión están claros y justifican su necesidad.
• Concreta los temas a tratar o puntos del orden del día. Ordénalos según su importancia. Prevé el tiempo que se necesitará, si es excesivo recorta los objetivos y los temas.
• Identifica a las personas que, de acuerdo con el carácter de la reunión, deben participar en ella.
• Elige el lugar, fecha y hora más adecuados para el desarrollo de la reunión, de acuerdo con las circunstancias de las personas participantes, la urgencia e importancia del tema, etc.
• Difunde entre las personas adecuadas la convocatoria de la reunión y la información necesaria para que la puedan preparar adecuadamente.
• Comprueba que todas las personas cuya participación está prevista conocen la convocatoria, los objetivos de la reunión, la información previa, etc.
• Prepara la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción y preguntas de cada punto a tratar, la información complementaria que pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, etc.
2. DURANTE LA REUNIÓN.
• Comienza a la hora anunciada (como mucho, guarda algunos minutos de cortesía si es que faltaran muchas de las personas convocadas).
• Invita a que se apaguen o silencien los teléfonos móviles, atendiéndose fuera de la sala de reuniones si no hubiera otro remedio.
• Si fuera preciso, preséntate e invita a que se presenten brevemente las personas participantes. Si ya se conocieran de ocasiones anteriores, no dejéis de recordar los nombres y las razones por las que participan en la reunión.
• Presenta el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del día previamente difundido. Recuerda los objetivos de la reunión.
• Introduce, directamente o por medio de una persona experta, etc., uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo. Hazlo con brevedad y claridad. Utiliza, si es que ello facilita la comprensión, cuadros, gráficos, transparencias, proyecciones de vídeo o Power Point, etc.
• Cuida de que se produzca un diálogo ordenado, que las intervenciones sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe la atención del tema tratado, etc.
• Si el tema fuera complejo y el número de participantes elevado, no dudes en recurrir al trabajo de los subgrupos, a la discusión en pequeños equipos, que ayudará a enriquecer el diálogo y facilitará la participación e implicación de todas las personas.
• Toma nota, en tus propios apuntes o en un rotafolio o papelógrafo fijado a la pared, de las opiniones que se vayan exponiendo.
• Antes de cerrar un tema y pasar al siguiente, recuerda las conclusiones alcanzadas.
• Si la reunión es muy larga, haz un descanso o pausa cada dos horas.
• Controla el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, señálalo. Distribuye el tiempo disponible entre los temas a tratar, de acuerdo con su número e importancia.
• Antes de concluir la reunión, sintetiza las conclusiones alcanzadas, recuerda los compromisos y acuerdos adoptados, las personas responsables y los plazos acordados, etc.
• Recoge opiniones y sugerencias para mejorar las reuniones futuras.
• Agradece la participación y aportaciones de todas las personas participantes.
• Concluye la reunión a la hora prevista.
3. DESPUÉS DE LA REUNIÓN.
• Elabora una “memoria” con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
• Distribuye la memoria entre las personas que participaron en la reunión. Les ayudará a recordar las conclusiones y servirá para preparar la próxima reunión.
• Evalúa la reunión, comprueba si se han alcanzado los objetivos previstos, valora las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y satisfacción de tus reuniones.
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