Aquest codi serà necessari per fer tràmits tan comuns com poder obrir un compte bancari, contractar, demanar subvencions, emetre o rebre factures,...
Tot i que, aparentment, sembla una gestió senzilla de fer, la complexitat que comporta omplir el model mitjançant el qual es sol·licita, el de Declaració censal (036), fa que moltes entitats tinguin dubtes de quina informació cal indicar. En aquest recurs es mostra el procediment pas per pas.
1. Què és el NIF
El Número d'Identificació Fiscal (NIF) és un número que l'Agència Tributària assigna a totes les persones jurídiques que així ho sol·licitin perquè li serveixi com a identificació en les seves relacions de naturalesa o amb transcendència tributària.
En cas que no ho sol·licitin, l'Agència Tributària podria procedir d'ofici a donar-los d'alta en el Cens d'Obligats Tributaris i assignar-los el NIF que correspongui. El fet de demanar aquest número no implica que s'hagin de començar a presentar declaracions trimestrals.
El NIF té la següent estructura:
- Una lletra, que informa sobre la forma jurídica de l'entitat.
- Un número aleatori de set dígits.
- Un caràcter de control, que pot ser un altre número o una lletra.
En el cas de les entitats no lucratives, la lletra identificativa que correspon és la G.
Les entitats hauran d'incloure el NIF a totes les declaracions, autoliquidacions, comunicacions o escrits que presentin davant l'Administració Tributària, i en els documents amb transcendència tributària que expedeixin com a conseqüència de la seva activitat (per exemple, factures).
També ho hauran d'incloure en les operacions amb entitats de crèdit (els bancs).
Per tal que puguin acreditar el seu NIF, l'Agència Tributària proporcionarà en un màxim de 10 dies a l'entitat una targeta amb el número i les seves dades fiscals, i amb uns codis de verificació que permeten acreditar la seva autenticitat a la pàgina web de la pròpia Agència Tributària.
2. Què és la Declaració Censal (model 036) i com accedir-hi
El model 036 o Declaració censal és el model que cal utilitzar per comunicar a l'Administració tributària qualsevol alta, baixa o modificació en la situació de l'entitat que tingui transcendència a nivell tributari i/o fiscal.
Per exemple, caldria presentar-ho per demanar el NIF, per comunicar altes o baixes en activitats o en l'IVA, quan es comença a pagar retribucions a terceres persones, si canvien els representants legals de l'entitat, o si es canvia de domicili.
Les dades que es comuniquin mitjançant aquest model passaran a formar part de la informació de l'entitat que figura en el cens d'obligats tributaris de l'Agència tributària.
Per poder emplenar, validar i generar el model en un arxiu en format PDF apte per a la seva presentació, cal accedir a aquest enllaç. També és possible adquirir en paper el document en qualsevol de les oficines de l'Agència Tributària, i emplenar-ho de forma manual.
El model 036 consta de vàries pàgines. A la primera, sempre s'indicarà marcant la casella o caselles corresponents el motiu o motius per la presentació. Segons la casella que es marqui, el propi model adreçarà a les pàgines que cal emplenar en cada cas. La resta de pàgines no s'hauran d'emplenar, i quan es generi el pdf, només sortiran les pàgines que continguin informació.
3. Informació a indicar a la pàgina 1
Com ja s'ha esmentat a l'apartat anterior, a la pàgina 1 s'indica la causa o causes que motiven la presentació del model. En el cas de les "Altes", com és la demanda per primer cop del NIF, s'haurà d'emplenar:
Casella 102: el nom de la nova entitat, tal i com figura als seus estatuts com a denominació social.
Casella 110: marcar.
A l'apartat B) "modificacions" no caldrà marcar cap de les caselles, encara que s'haurà d'incloure informació en algunes altres pàgines.
A la part final d'aquesta pàgina, cal emplenar també el lloc, data i nom del representant legal de l'entitat (normalment, el president):
4. Informació a indicar a la pàgina 2b
A la pàgina 2B, caldrà indicar les dades de l'entitat, a les caselles següents:
- Casella B1: persones jurídiques i entitats residents a Espanya, marcar casella.
- Casella B3: seleccionar Espanya.
- Casella B4: deixar en blanc.
- Casella B5: denominació social completa, tal com figura en els estatuts.
- Casella B6: anagrama (símbol o emblema constituït per lletres), si es té.
- Casella B8: acord de voluntats. Si no s'aporta còpia de l'escriptura pública o document fefaent de constitució, cal aportar com a mínim còpia d'un document d'acord de voluntat de la constitució de l'entitat. Indicar la data del document.
- Casella B9: data de constitució, Si existeix i s'aporta escriptura pública o document fefaent de constitució (per exemple, la inscripció de l'entitat en el corresponent Registre), s'indicarà la data del document.
- Casella B10: data d'inscripció definitiva de l'entitat en el Registre corresponent, si es disposa d'ella.
- Caselles B11 a B28: domicili fiscal a Espanya
- Caselles B31 a B40: per a entitats no residents, en el seu cas, domicili fiscal en l'Estat de residència o de constitució, a l'estranger.
- Caselles B71 a B88: domicili social. Emplenar amb les mateixes dades que el domicili fiscal, llevat que aquest sigui diferent a aquell.
- Casella 65: personalitat jurídica, marcar SI.
- Casella 68 i 69: forma jurídica. Cal marcar la casella 68 i a la 69 indicar la forma jurídica que sigui la indicada en cada cas. Les més habituals en les entitats no lucratives són:
Associació L.O. 1/2002 (les que tinguin àmbit estatal)
Fundació
Organització empresarial
Altres associacions (en aquesta anirien les entitats d'àmbit autonòmic català)
5. Informació a indicar a la pàgina 3
A la pàgina 3 cal indicar les dades dels representants de l'entitat. Caldrà emplenar les caselles següents:
- Casella 300: alta representant. Marcar.
- Casella 303: data d'alta (la de constitució de l'entitat).
- Caselles 304 a 328: s'han d'omplir amb les dades personals del president de l'entitat.
- Casella 330: causa de la representació: Legal. Marcar.
- Casella 331: clau: seleccionar la clau que indica la causa de la representació, en aquest cas 02 (persones jurídiques residents o constituïdes a Espanya)
- Casella 333: tipus de representació: indicar si la representació és individual (08), mancomunada (09) o solidària (10), en funció de com es tingui determinat en els estatuts de l'entitat.
- Casella 334: títol de la representació. Caldrà indicar la clau corresponent al títol o document a on consta la representació, que normalment serà la de document públic, quan existeixi una escriptura o bé la inscripció en el Registre corresponent, o bé document privat amb o sense signatura legitimada notarialment.
Si hi hagués més d'un representant, es repetiria el procediment en les caselles de la 350 a la 384.
6. Informació a indicar a la pàgina 8
Finalment, a la pàgina 8 caldrà omplir les dades dels socis fundadors:
- Casella 802: alta. Marcar.
- Casella 805: data de l'alta.
- Caselles 800 a 858: emplenar les dades personals del primer dels socis.
- Casella 818: emplenar el percentatge de participació a l'entitat. Com que en una entitat no lucrativa no té massa sentit el tema de la participació, s'acostuma a dividir el 100% entre els diferents socis fundadors, per deixar-los a tots amb la mateixa quota de participació.
Caldrà repetir aquesta operació tantes vegades com socis fundadors hi hagi.
7. Generació del model, presentació i documentació addicional
Quan ja es tinguin totes les dades emplenades, cal validar el model, clicant a la casella "VALIDAR".
Si hi ha cap dada que falti o que l'Agència tributària consideri incongruent, sortirà un missatge indicant quines caselles causen conflicte, i caldrà corregir-les.
Quan ja no surti cap missatge d'error, en validar de nou la pàgina es connectarà amb el servidor de l'Agència tributària. Caldrà clicar la tecla "ENVIAR", i es generarà un document PDF amb totes les dades, que caldrà signar i portar a l'oficina de l'Agència Tributària que correspongui a l'entitat per domicili. Aquest document té un termini màxim de validesa d'un mes.
Caldrà acompanyar la presentació dels documents següents:
- Original i fotocòpia de l'acta fundacional, en document públic o privat, que inclourà l'acord de constitució i els estatuts de l'entitat.
- Certificat de la presentació o de la inscripció d'aquests documents en el Registre corresponent.
- Fotocòpia del NIF de la persona que signi la declaració censal, que ha de ser representant de l'associació (normalment, del President).
- Original i fotocòpia del document que acrediti la capacitat de representació de qui signa la declaració censal (no serà necessari si figura com a tal a l'escriptura de constitució o en els estatuts).
Si l'entitat encara no té la inscripció definitiva, se li atorgarà un NIF provisional, que caldrà canviar pel definitiu, amb el mateix número, quan sigui ferma la inscripció en el Registre corresponent.
