Juan Manuel Sánchez | @apuntateuna. Para la redacción de esta entrada, voy a tomar como base el artículo titulado “Claus per a una bona justificació de subvencions” publicado el pasado 23 de enero de 2017 en la web xarxanet.org
Hay que advertir, en primer lugar, que cada convocatoria de subvenciones puede requerir un tipo de justificación propio y específico por lo que conviene tener bien presente las bases de dicha convocatoria donde debe ir bien precisada la forma y formato de justificación. Por tanto, en el presente artículo, vamos a citar claves generales que siempre hay que tener presentes indistintamente del modelo específico de justificación de cada convocatoria y organismo.
Hacer una buena previsión de la justificación
En el momento de presentar un proyecto para que sea subvencionado, ya hemos tenido que hacer una previsión económica del mismo por lo que desde ese mismo momento debemos empezar a recopilar y guardar todos los documentos justificantes de los distintos gastos previstos.
No olvidarse ningún documento
Además de presentar la relación de facturas –que tienen que ser originales o compulsadas, si lo permiten–, se tiene que entregar un ejemplar de los materiales de difusión (dípticos, folletos, carteles, fotografías…) y de las publicaciones y documentos editados en el marco de la iniciativa. También se tiene que adjuntar la memoria de actividades y la económica del proyecto.
La memoria debe ser sintética, clara y con datos
Antes que nada, tenéis que revisar las bases de la convocatoria. Quizás se incluye un modelo de memoria o se exigen datos concretos.
La memoria tiene que detallar el proyecto de manera sintética, clara, breve, y tiene que aportar datos siempre que sea posible.
Elementos a incluir en la memoria
Portada con el nombre de la entidad, el proyecto y la fecha.
Resumen de la valoración del proyecto o actividad. Hay que indicar el grado de logro de los objetivos principales.
Datos del proyecto.
Explicación del proyecto: tiene que incluir las variaciones más significativas respecto a la formulación presentada, con mención a las dificultades e imprevistos.
Datos de las valoraciones de las personas usuarias.
Memoria económica: mencionar los ingresos y explicar todos los gastos así como variaciones si las ha habido, explicando los motivos.
Conclusiones: este apartado puede servir para argumentar una perspectiva de continuidad o para hablar de las mejoras de cara a las próximas convocatorias.
Anexos con documentación adicional como fotografías, vídeos, materiales de interés…
Consultar a la entidad convocante para resolver dudas
La memoria económica puede conllevar dudas ya que la justificación depende de las bases reguladoras y hay que prestar atención puesto que, por ejemplo, a veces sólo se pide justificar el importe de la subvención y otras el 100% del coste de la actividad. Para aclarar las diferentes cuestiones, habla con el equipo técnico de la institución correspondiente.
La justificación económica puede suponer acreditar estar al corriente de pagos con Hacienda y Seguridad Social. Hay que conservar fotocopias de todo lo que se ha presentado y se tiene que tener en cuenta que si tenemos que realizar una compra por un importe superior a 12.000 euros, tendremos que pedir tres presupuestos diferentes y presentarlos todos, no sólo el de la oferta que finalmente hayamos elegido.
¿Qué han de incluir las facturas?
a) Nombre/razón social, NIF/CIF y dirección de quien lo emite.
b) Fecha.
c) Número.
d) Nombre/razón social, NIF/CIF y dirección de la entidad destinataria.
e) Concepto: tiene que estar vinculado con la actividad y se tiene que adjuntar el comprobante de pago. La fecha de la factura tiene que estar comprendida en el periodo subvencionable (salvo en aquellos casos en que se permita una fecha posterior, según las bases de convocatoria) y todos los recibos tienen que ajustarse al presupuesto económico que se presenta en la memoria. Se puede dar el caso que imputemos al proyecto sólo una parte de una factura.
f) Importe (desglosando IVA y/o IRPF, en caso de extar exenta de IVA tiene que añadir una coletilla haciendo referencia a la Ley y artículo por la que está exenta de dicho impuesto).
Si no se justifica bien, se puede reducir el importe de la subvención o solicitar la devolución
La posibilidad de reducir el importe de la subvención puede ser una cláusula presente en la convocatoria. Lo que es seguro es que si no se justifica convenientemente nos podrán solicitar el importe total de la subvención en el caso de haberla abonado con anterioridad a la justificación.
Por último, hay que tener en cuenta que si se hacen retenciones a profesionales autónomos, personal contratado, conferenciantes o personas beneficiarias de premios hay que presentar obligatoriamente en Hacienda el modelo 111 de declaración de ingresos de retenciones.
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