12 de desembre de 2016

4 claus per realitzar un bon seguiment dels projectes

Jèssica Camins i Casals | Xarxanet. Una de les finalitats de realitzar un bon seguiment dels projectes és facilitar i sistematitzar un procés de millora continua que repercuteixi en aquest i que permeti traslladar els aprenentatges a altres propostes.

Més enllà de tenir clara aquesta premissa, és important recordar que el seguiment de qualsevol projecte comença abans de la seva execució o implementació. Cal una bona planificació del procés de seguiment, comptar amb el recolzament de l’organització, identificant les eines i metodologia que s’utilitzarà, els moments clau i motivar i implicar les persones que hi intervindran.


1. Suport de tota l’organització

Un dels elements claus a l’hora de realitzar un bon seguiment del projecte és comptar amb el suport de tot l’equip, especialment la direcció, i que aquest reconegui la importància i posi a disposició els recursos suficients per a aquesta tasca.

El fet de comptar amb el suport de tot l’equip permet disposar d’una mirada global i aprofitar els coneixements i pràctiques de tota l’organització. Així mateix, garanteix anar en consonància amb les línies estratègiques de l’entitat i tenir una visió a mig i llarg termini. 

2. Comptar amb les eines i metodologies adequades

Per desenvolupar un bon seguiment és cabdal comptar amb la metodologia que millor s’adeqüin a les característiques i especificitats de cada proposta.

Existeixen eines i escales de mesures adequades per realitzar el seguiment adient a cada projecte, només cal adaptar-les i pensar en un doble seguiment, tant econòmic com del pla d’acció.

És important revisar i registrar les despeses reals pel que fa als recursos humans i material. El fet de portar un registre exhaustiu, ordenat i amb la documentació adient ens ajudarà a detectar desviacions i ens facilitarà la justificació posterior, especialment quan es compta amb finançadors externs.

Així mateix, també hem de validar periòdicament el compliments dels objectius plantejats, el volum i el perfil de les persones participats i l’assoliment dels resultats plantejats inicialment. 

3. Definir els moments clau del projecte

Quan definim el projecte és interessant incorporar un quadre de comandament integral on s’especifiquin les fites clau del projecte. Aquest quadre esdevindrà la guia bàsica per determinar els moments més idonis per realitzar les diferents accions de seguiment plantejades.

És recomanable que aquestes accions estiguin espaiades en el temps i adaptades a les diferents fases del projectes. Així mateix, hem de partir de dos conceptes a l’hora d’obtenir la informació rellevant: simplicitat i realisme.

4. Implicar a les persones adequades

Per realitzar aquest seguiment cal concretar quines seran les persones responsables de realitzar les diferents tasques i enregistrar la informació pertinent en cada cas. En aquest sentit, és vital aconseguir la seva implicació, explicant la utilitat d’aquest procés, sense crear una sobrecàrrega inassolible i posant a la seva disposició els recursos necessaris.

Així mateix, si en aquest seguiment impliquen a diferents perfil aconseguirem una mirada més àmplia i global.

Nota: si en algun moment hem optat per l'ús del masculí genèric, ho fem de molt mala gana, per no afegir pesadesa a les entrades, però sense que això suposi en cap cas que acata aquesta negació quotidiana de la presència de les dones en l'esdevenir del món.